Giriş
İşletmelere A'dan Z'ye e-Fatura rehberi
Cirosu 3 milyon TL ve üzerinde olan işletmeler için zorunlu e-Fatura dönemi 1 Temmuz’da başlıyor. Bu tarihten itibaren mücbir sebep olmadan kağıt fatura düzenleyenlere usulsüzlük cezası verilecek.
Murat Gülderen-POSTA Yeni düzenleme ile çoğu KOBİ olmak üzere e-Fatura’ya geçen firma sayısının 1 milyonu aşması bekleniyor. Halihazırda böyle bir dönüşümü nasıl gerçekleştireceğini bilmeyen de binlerce şirket bulunuyor. Süreci çok iyi yönetmek adına dijital muhasebe çözümleri geliştiren KolayBi Üst Yöneticisi (CEO) Gökhan Boyana ile birlikte pratik bir e-Fatura rehberi hazırladık.
E-FATURA NEDİR?
E-Fatura, geleneksel kağıt faturalar yerine elektronik ortamda işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlayan fatura türüdür. Bu dönüşüm, basım, posta masrafı gibi maliyetleri ortadan kaldırdığı gibi, anlık işlem yapılabildiği için zamandan tasarruf sağlıyor ve naylon faturaların da önüne geçiyor. Ayrıca kaybolma derdi de yok.
NASIL GEÇİŞ YAPILIR?
Mükellefler, LTD ve A.Ş. ise TÜBİTAK’tan bir adet mali mühür satın almalı. Şahıs şirketlerinin ise e-imza almaları yeterli. Mali mührü ya da e-imza’sı elinde olan firmaların Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden e-Fatura mükellefi olmak için başvuru yapmaları gerekiyor. Firma bu adımdan sonra bir ön muhasebe sağlayıcısı ile iletişime geçerek e-Fatura geçişini sağlayabilir. Firmalar isterlerse ayrıca e-Fatura’ya geçişi, e-Fatura sağlayan entegratör firmalar üzerinden de 10 dakikada gerçekleştirebilir.
KAÇ YIL SAKLANIYOR?
Şirketler, internet bağlantısı olan herhangi bir yerden e-Fatura oluşturup iletebilir. Yasal prosedürlerin de desteklediği şekilde e-Fatura’lar, 10 yıl boyunca saklanmak durumundadır. Bu faturalara istenildiği an erişilebilir. E-Fatura’ları bilgisayarınızda veya bulut tabanlı bir depolama hizmetinde arşivleyebilirsiniz.
NASIL KESİLİR?
e-Fatura kesmek için öncelikle bir e-Fatura yazılımı veya hizmeti kullanmanız gerekiyor. Bunu yetkili entegratör firmalardan alabiliyorsunuz. Normal bir faturada nasıl cari ve ürün bilgileri doldurularak fatura kesiliyorsa burada da aynı yöntemle uygulama üzerinden fatura kesilmesi sağlanıyor. Yazılım, fatura formatını otomatik olarak oluşturuyor.
ENTEGRASYON FİRMALARI E-FATURA’YA GEÇİŞ İÇİN NE KADAR ÜCRET ALIR?
E-Fatura yazılımı veya hizmeti sunan firmalar, genellikle bir abonelik ücreti veya kullanım başına ücret talep eder. Bu ücret, sağlayıcının sunduğu özellikleri, kullanıcı sayısı, işlem hacmi ve diğer faktörlere bağlı olarak değişebilir.
BÜTÜN İŞLETMELERİ KAPSIYOR MU?
Hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan işletmelerin müteakip dönemlerde e-Fatura sistemine geçmesi zorunlu. Kendi internet sitelerine sahip olan ya da aracı platformlar vasıtasıyla e-ticaret faaliyetleri yürüten vergi mükellefleri için 2022 ve takibi yıllar için belirlenen alt sınır ise 500 bin TL.
E-FATURA VE E-ARŞİV’İN FARKI NEDİR?
- E-Fatura yalnızca e-Fatura kullanıcısı firmalara gönderilirken; e-Arşiv ise e-Fatura kullanıcısı olmayan firmalara ve hatta son kullanıcı olan müşterilere gönderilebilmektedir.
- Arşiv faturaların çıktısının geçerliliği varken, e-Fatura’ların çıktısı hukuken geçersiz sayılmaktadır.
- İsteyen her kullanıcı e-Arşiv fatura kullanabilir ancak e-Fatura sistemine dahil olunmalıdır.
- Arşiv fatura uygulamasını kullananlar irsaliye fatura oluşturamazlar. İnternet üzerinden satış yapan yüksek cirolu şirketler için fatura kullanımı zorunludur.
- Arşiv’de format zorunluluğu yokken, e-Fatura’da format zorunluluğu vardır.